小白兔的家

《Cheers雜誌》第134期   文/ 盧昱瑩
時間老是不夠用，事情永遠做不完！明明報告的截止日期在N個月前就知道，卻總是拖到最後一天才熬夜拼命？在不經意間，我們或許已陷入「笨」(做事沒方法)、「懶」(拖拖拉拉)、「慢」(時間管理出問題)的陷阱當中。《Cheers》雜誌教你打擊這3個敵人，做起事來更順手。

打笨：找出邏輯工作法

1.設定一人會議：大腦需要至少15分鐘不被打擾的時間，才能進入深思狀態，但我們常被不定時插入的事情所干擾，像是電子郵件、電話等等。建議預約一個只有你一個人參加的會議，把電腦搬到會議室中工作，並關閉收信通知、拔掉網路線，讓自己靜下心來思考。記得先把需要的資料準備好，避免再次連線上網。

2.用「確認清單」製造創意：創意是現代工作人最需要的能力之一，但創意並不是靈光一閃，而是可以運用方法「擠」出來的。
除了和同事腦力激盪，還可利用「確認清單」(checklist)，亦即按照確認清單的指示，依序回答有效產出創意的一連串問題，強迫創意產生。

3.切割會議目的：把會議區分為決策會議、報告會議、創意會議、確認會議，再根據目的選擇應出席人選。如果能在開會前就先分發相關資料，讓出席者事先閱讀，能確保會議有較好的品質。主持人要引導出席者說出意見，溝通整理重要的參考意見，並適時指出對立意見的癥結點，最後再確認結論。

4.寫報告要有「3主幹」：寫報告是每個上班族都會碰到的工作項目，但報告要寫得簡潔易懂，才能為自己加分，而非變成惹惱老闆的導火線。
首先，要清楚知道報告目的，亦即讓讀的人在看過後可以得到結論，採取行動，做下決策。為了讓報告呈現清晰架構，不妨先列舉出10項想寫在報告內的想法或事物，再判斷彼此的關聯性，最後濃縮成3部份，成為「主幹」，每部份的細項就是「枝葉」。完成架構後再下筆，就算報告不是條列式，但也隱含了條列的邏輯構造。

5.建立腦中的邏輯樹：合乎邏輯的說明想法，可以利用「邏輯樹」作為輔助工具。所謂「邏輯樹」是一種「不遺漏、不重複」地掌握說話內容，並利用樹狀圖分解、整理的方法。在腦中一邊想像邏輯樹，一邊進行說明，就可以提高聽者的了解程度。

打懶：改掉拖延毛病

6.列出藉口清單：追蹤你的拖延藉口一週，注意自己拖延想做或該做的事情時，所冒出的念頭，並找出消除它的對應想法。這是了解自己，觀察想法如何影響言行舉止的好方法。每個人都有疲勞、厭倦或太忙碌的時候，但這不能長期拿來當做逃避的理由，不管是什麼原因，你必須正視並趕走讓你怠惰的念頭。

7.訂定明確行為目標：行為目標有幾個特徵：你和他人都看得見、明確具體的、可細分成小步驟、第一步可在5分鐘內完成。目標要用「行為」來界定，例如「我要更新履歷表，把它放上網路」或「我要和牙醫約時間看牙」。用明確的用語，就會得到規劃的線索，繼而瞄準階段性小目標，以達到最終目的。

8.「未計畫表格」創造成就感：每週行事曆上列出預定要做的事，可幫自己提前了解有多少時間已經排進事情，剩下的就是能用來達成其他目標的最多時間，也可幫助自己理解時間都用到哪。
藉由「未計畫表格」(un-schedule)，寫下往後7天預定會做的所有活動，並把確切時間標註上去。這不是要求你寫下該做什麼，它只是顯示你「有多少時間」可以利用。當目標完成，就用表格來記錄進度，例如朝目標工作了半小時，就在表格上塗掉半格，把實際完成的事情記錄下來，更容易有成就感。

9.營造愉快心情與環境：人之所以會拖延，常是因為對做事感到痛苦而拖拖拉拉。但若將重點擺在「行動」與「感受」的連結，透過營造一個讓自己心情愉快的行動環境，就能促使自己去做。例如播放喜歡的音樂、到喜歡的咖啡廳、準備舒服的桌椅等等。

10.運用「有組織的拖延」：誰說拖延一定是壞事？你可以拖延得很有效率。史丹佛大學教授約翰‧裴瑞(John Perry)稱之為「有組織的拖延」(structured procrastination)。
如果要拖延的是有生產力的任務，建議把拖延的時間用在搞定不緊急卻得做的事情上，像是整理書桌、寫感謝函。雖然我們仍會感覺到罪惡，但起碼完成了一些事。

打慢：掌握有限時間

11.擬定限度：為自己設定限度，例如一天只收2次信、一次只回覆5封信。設定限度可從目前生活習慣，比較你認為的理想狀態來著手。比方說，想要將每日收信次數從15次減少到5次，下一步就是用一週來試驗，看你選出的次數是否合適，如果不合適，就重複調整，直到找出最佳限度。

12.專注單工：一次只處理一件事情。每天早上第一件事，就是處理最重要的一項任務，亦即「最要務」。如果一個早上能完成2～3個最要務，之後完成的工作，就變成額外的收穫了。
練習專注當下有幾個方法，例如吃飯時乖乖吃飯，不要看書、看電視，只把重心放在咀嚼和品嘗菜餚；此外，可藉由慢跑，將注意力放在步伐、呼吸與身體律動，強化專注力，不要去想與當下無關的事情。

13.清空收件匣：英特爾(Intel)曾做過內部調查，發現員工平均一週收到350封email，花在上面的時間相當多。其實，對待email信箱要像使用實體信箱一樣──清空它！這可以訓練自己當下就做出決定，是否需要保留這個訊息。
建議在收信程式中，設定「待辦」、「參考」、「延後處理」3個資料夾，每次收信就決定該放進哪個資料夾。例如“CC”、“FYI”等類的信，就能收進參考資料夾中。

14.批次(batch)管理：為了提升電腦處理速度，管理員會將相同或類似的工作集中，讓電腦一次處理，此舉也能運用在工作上。我們可以用「行動」或「情境」來分類：前者將類似工作集合在一起，再找時間一次做完；後者則是把工作項目用檔案夾標記為瑣事、在辦公室、在家處理等等，例如，「通勤中」資料夾就是適合通勤時間處理的工作。

15.掌握優先順序：利用緊急／重要程度建立矩陣，「緊急度」以截止日期來分，「重要性」則以主管、公司整體、客戶等角色判斷。
一般來說，最優先處理與往後遞延兩個工作很好理解，但「緊急不重要」與「重要不緊急」的工作，則要以後者為先，雖然它看不到速效，但如果花時間調整，就會發現隸屬於「緊急不重要」的事會愈來愈少。記得，要以「N字形」的處理順序來把事做好。


資料來源：《大工作術》、《拖延心理學》、《養成立即行動力》、《少做一點不會死》、《高速企業》雜誌(Fast Company)